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行政人員如何管理好辦公室?

發布日期:2018-08-25

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    行政管理工作內容主要包括4大部分:關系、內勤、外聯、制度。

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    一、人際關系


          1、處理好上級領導的關系;2、處理好同事之間的關系;


          3、協調同事之間的矛盾;4、處理好物資供應商的關系。


    二、內勤包括 

    

          1、制度的制定和執行推動     2、日常辦公事務管理      3、辦公物品管理 


         4、文書資料管理        5、檔案管理      6、會議管理       7、涉外事務管理 


         8、生活福利              9、車輛             10、安全衛生 


     三、外聯事務 


         1、禮貌接待來訪人員; 


         2、服務好老客戶,也不能怠慢新客戶;


         3、 把關采購物資質量,服務態度。


     四、做好行政管理 


         1、明確崗位職責。日常辦公事務管理包括日常事務的計劃安排、組織實施、信息溝通、協調控制、檢查總


結和獎勵懲罰等方面的管理工作;辦公物品管理包括辦公物品的發放、使用、保管、采購以及相應制度的制定;


文書資料管理包括印信管理、公文管理、檔案管理、書刊管理;會議管理包括會前準備、會中服務、會后工作;


其他事務視具體情況而定。作為行政部門就要按崗位職責明確分工,保證每項工作有人抓。


         2、加強溝通。溝通包括縱向溝通和橫向溝通。縱向溝通分為與上級溝通和與下級部門溝通。與上級溝通主


要是充分領悟上級領導的意圖,把握住方向,同時將自己和下級部門的觀點很好的傳達給上級,這需要行政人員


有觀察分析能力和表達能力。與下級溝通主要是執行上級的決定以及收集整理下級部門各項信息,這需要較強的


應變能力和組織能力。橫向溝通包括公司內部相關部門和外界媒體政府機關等等。在傳達精神及布置工作任務及


協調各部門工作時,務必真誠、謙虛。與外界溝通需要較強的適應能力和自我控制能力。


         3、注重信息的收集和整理,并及時提供給管理者。信息包括企業外部信息和內部信息。外部信息具體包


括:國家相關政策法規;社會習慣、風俗、時尚變化;市場需求、消費結構、消費層次的變化;競爭企業信息;


科學技術發展信息;突發事件等。內部信息具體包括財務狀況;生產狀況;產銷狀況;采購、庫存信息;設備


的使用和管理;人才資源等。作為一名行政管理人員最重要的是要及時了解企業內部情況發展變化和國家政府


機關相關政策和法律規定的變化。


          4、培育傳播企業文化。在企業中,僅僅用薪金留人是不夠的,還要用企業文化去吸引、感化人。也就是


我們通常所說的人文管理。公司“誠信、友善、寬容”的企業文化很具特色,很有代表性,非常符合企業的特點。


通過企業文化的建設不斷促進企業的快速發展。企業文體的建設包括:


         (1)組織結構清晰,戰略導向明確。分工明確,這是企業發展的基礎。企業不僅應該有近期目標,更要有


遠期規劃。行政管理人員應該協助企業管理者制定一個好的組織結構,并制定近、遠期戰略目標,從而形成一個


完善的團結的團隊。


          (2)建立完善的績效評價標準,形成公平、競爭的平臺。管理者不完全控制員工做事情的方式,而去衡量


做事情的結果,使任何人員能上能下。


          (3)注重企業形象建設。包括物質形象和精神形象。物質形象包括司容、司貌、技術裝備、產品、服務設


施等。精神形象包括員工精神面貌、企業風格、人文環境等。讓工作“生活化”。


          (4)重視人才,用企業的發展凝聚人,用榜樣激勵人,用員工成才教育人。企業在給員工發展空間的同


時,注重提供給員工再學習機會。可以開展相應的活動讓員工進行職業生涯設計,讓每個員工都能對未來都充


滿信心,對公司有認同感和歸屬感。 


            5、踏踏實實地去執行。完善成熟的制度有了,即定目標有了,關鍵就是要做好。要做好執行需要注意


          (1)什么事情該做,該怎么做。


          (2)如何更好更快完成該做的事情。


          (3)清除所有障礙。


          (4)形成企業執行的制度和文化,讓執行影響到每個員工。只要我們把行政管理工作做到位、做深入、做


細致,每個人都來參與管理,那么,這樣公司才會發展得更快,走得更遠。


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